อุปกรณ์ที่ใช้ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ

เครื่องจักรอุปกรณ์เกี่ยวข้องกับโครงสร้างขององค์การในทุกระดับ เพราะเกี่ยวข้องกับการทำงานของบุคลากรในทุกระดับ

1. ระดับบุคคล ฮาร์ดแวร์ใช้งานในระดับบุคคล ได้แก่ ระบบโทรศัพท์ โทรสาร คอมพิวเตอร์ส่วนตัว การใช้อุปกรณ์ต่างๆ เหล่านี้มีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินงานในระดับบุคคลมาก

2. ระดับกลุ่ม เมื่อมีการทำงานเป็นกลุ่ม เป็นแผนก เป็นกอง เป็นฝ่าย การดำเนินการร่วมกันจึงต้องอาศัยเครื่องจักรอุปกรณ์ช่วย มีการติดต่อสื่อสารกันภายในกลุ่ม ปัจจุบันมีการสร้างข่ายงานบริเวณเฉพาะที่หรือแลน (Local Area Network, LAN)

3. ระดับองค์การ มีการสร้างเครือข่ายร่วมกันโดยเชื่อมโยงระดับกลุ่ม แต่ละกลุ่มเข้าด้วยกัน มีการวางเครือข่ายในรูปแบบเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่ที่เรียกว่า ข่ายงานบริเวณวิทยาเขต (campus area network) หรือเอนเตอร์ไพรส์เน็ตเวอร์ก (enterprise network) เพื่อรองรับการทำงานของทั้งองค์การ

การพิจารณาการตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้

เมื่อพิจารณาถึงผลประโยชน์ ความหรูหรา และทันสมัยของสำนักงานอัตโนมัติแล้วเชื่อว่าทุกคนคงอยากเป็นเข้าของหรือเข้าไปทำงานในสำนักงานอัตโนมัติ แต่อุปสรรคของการได้มาซึ่งสำนักงานอัตโนมัตินั้นก็คือการลงทุนอย่างมากมายจนต้องมาวิเคราะห์กันใหม่ว่าคุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่ มีการต่อต้านจากพนักงานและระบบความปลอดภัยในการรักษาข้อมูล วิธีการที่จะทำให้ตัดสินใจได้ถูกต้องคงต้องศึกษาความเป็นไปได้ และความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงระบบสำนักงานจากแบบธรรมดาให้เป็นแบบอัตโนมัติ เพื่อให้บรรลุผลอย่างเต็มประสิทธิภาพ การตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้ เนื่องจากระบบงานสำนักงานอัตโนมัติเป็นงานที่ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านเป็นผู้จัดระบบ ดังนั้นก่อนจะสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติคงต้องเป็นหน้าที่ของบุคคลดังต่อไปนี้

1. ผู้ขายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ บริษัทที่จำหน่ายสำนักงานอัตโนมัติ มักจะให้บริการด้านการให้คำปรึกษาหรือเป็นผู้จัดตั้งระบบโดยไม่คิดมูลค่า เพื่อศึกษาหาความเป็นไปได้ของแต่ละสำนักงาน ในการเปลี่ยนจากสำนักงานธรรมดาเป็นสำนักงานอัตโนมัติ แต่มักจะพบว่าบริษัทผู้ขายพยายามยัดเยียดการขายมากเกินไป ทั้งที่บางครั้งอุปกรณ์บางอย่างไม่จำเป็นต้องใช้ และอาจไม่ยอมแถลงถึงคุณสมบัติที่ดีกว่าของคู่แข่งขัน หรืออาจบีบบังคับให้ลูกค้าตกลงทำสัญญาซื้อผลิตภัณฑ์ก่อนที่จะได้ทำการวิจัยว่าเหมาะสมแล้วหรือยัง

2.ทีมงานเฉพาะกิจของบริษัท บริษัทที่ต้องการมีสำนักงานอัติโนมัต อาจจัดตั้งทีมขึ้นมาเองเพื่อการวิจัยด้านนี้โดยเฉพาะและควรมีพนักงานที่มีความชำนาญในด้านจัดข้อมูล เข้ามาร่วมด้วยเพราะมีความคุ้นเคยกับระบบจัดการข้อมูลในปัจุบัน3.ที่ปรึกษา บางบริษัทไม่มีพนักงานที่มีความชำนาญพอที่จะจัดตั้งทีมงานขึ้นเองได้ก็จะต้องอาศัยที่ปรึกษาภายนอกบริษัท ซึ่งควรเป็นบุคคลหรือกลุ่มผู้เชียวชาญด้านสำนักงานอัตโนมัตเป็นพิเศษ4.ทีมงานเฉพาะกิจร่วมกับที่ปรึกษา เป็นการจับมือกันระหว่างบุคคลภายนอก และปัจจัยภายนอกบริษัทเพราะทีมงานในบริษัทย่อมรู้ซึ้งและให้ข้อมูลของบริษัทในขณะที่ที่ปรึกษา มีความรู้เป็นอย่างดีในการจัดระบบจะสามารถพิจารณาทุกแง่มุมของปัญหาได้โดยปราศจากอคติ